Архивный отдел

К 100-летию архивной службы России

Аннотация

         Архивный отдел администрации города Тамбова Тамбовской области- самостоятельное структурное подразделение администрации города. Это единственный городской архив в Тамбове. Располагается он по ул. Коммунальной, 6б, площадь архива-427 кв.м., в том числе архивохранилищ-324 кв.м. Во всех помещениях архива установлена охранно-пожарная сигнализация. Используются модули активного пожаротушения "Буран". Помещения архива оборудованы металлическими стеллажами. Протяженность стеллажных полок на 01.01.2018 составила 1150 погонных метров. В архивохранилищах установлены противопожарные металлические двери, закрытые плафоны, светозащитные жалюзи, 99,2% дел закартонированы. Имеется прошивочный станок для переплета дел, изготовитель г. Санкт-Петербург.

         Основными задачами архивного  отдела являются:

    1.Развитие и совершенствование архивного дела в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях и предприятиях города Тамбова, анализ его состояния.

         2. Организация и обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов органов местного самоуправления, организаций города Тамбова, архивных документов личного происхождения, находящихся на хранение в архивном отделе.

    3  Организационно-методическое руководство и организация  архивного делопроизводства в органах администрации города, организациях - источниках комплектования архивного фонда.

   4.  Ведение государственного учёта документов Архивного фонда  Тамбовской области, находящихся на хранении в архивах организаций - источников комплектования архивного отдела.

         Архивный отдел принимает участие во Всероссийских конкурсах, так по результатам конкурса муниципальных архивов за 2013 год  отдел стал Победителем в номинации "Обеспечение сохранности и учет" по ЦФО Российской Федерации, во Всероссийском конкурсе к 100-летию архивной службы в России по итогам работы за 2017 год отдел занял 2 место среди муниципальных архивов по ЦФО Российской Федерации.

         Традиционно в администрации города проводятся смотры- конкурсы архивов- источников комплектования. Это позволяет анализировать работу на местах, делиться положительным опытом работы путем подготовки видеопрезентаций органов администрации города, муниципальных организаций.  Так, во исполнение постановления администрации города Тамбова от 13.02.2017 №808 был объявлен смотр-конкурс  архивов организаций. В смотре-конкурсе приняли участие 32 архива органов администрации города и муниципальных учреждений. Подведение итогов смотра-конкурса состоится на торжественном мероприятии, посвященном 100-летию архивной службы России.

         Обеспеченность компьютерами, сканерами, копировальной техникой позволяет работать в ногу со временем. Продолжена работа по заполнению программы "Систематический каталог". В ней заложены такие данные как создание и ликвидация организаций по районам города, переименование улиц и перенумерация домов, выделение участков садоводческим товариществам и гаражным кооперативам, мостостроение и др.

         Программное обеспечение позволяет осуществлять поиск запрашиваемых  постановлений и распоряжений администрации города с 1994 по 2015 год включительно. За более ранний период отделом самостоятельно введена база данных  по запрашиваемым решениям горисполкома с 1963г. по 1975г., мэрии города с 1992г по 1993г .

         По рекомендации Тамбовской области, а также в целях автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации архивным отделом за 2010- 2017 годы введено в программный комплекс “Архивный фонд” 126 фондов ( 36163 ед.хр.).

         Архив создает не только базы данных, но и приступил к оцифровке документов. В наличии оцифрованные описи дел  по  70 фондам. В работе по оцифровке документов органов исполнительной власти и местного самоуправления, которую рассчитано проводить до 2030 года используется проекционных сканер  Scan Snap, что позволяет сканировать документы с высокой производительностью без расшивки дел.

         Постоянно проводилась работа по актуализации сведений на странице архивного отдела сайта администрации города Тамбова. Только в текущем году на странице архивного отдела размещена информация из архивных фондов:

- к 80-летию со дня рождения  Почётного гражданина города Тамбова И.А.Николаева (май);

- к 65-летию со дня рождения Почетного гражданина города Тамбова Архиепископа Евгения (август);

- к 65-летию со дня рождения Почетного гражданина города Тамбова В.Н.Коваля (сентябрь);

- к 100-летию со дня рождения Почетного гражданина города Тамбова Я.И.Орлова (ноябрь);

- к 15-летию со дня смерти  Почетного гражданина города Тамбова Рябинского Евгения Владиславовича (июль);

- к Дню рождения Почетного гражданина города Тамбова, заслуженного работника культуры РФ  В.Т.Дорожкиной (декабрь).

         - к 80-летию образования Тамбовской области выставка  «История города Тамбова».

         На хранении в архиве находится более 39 тыс. управленческой документации и более 34 тыс. дел по личному составу, 13 фондов личного происхождения граждан, документы собраны по 17 известным людям, имя которых связано с нашим городом.  Это Почетные граждане города - Валерий Николаевич Коваль, Николай Степанович Артемов, Яков Иосифович Фарбер, Игорь Алексеевич Николаев, Виктор Карпович Мержанов, Владимир Иванович Буркин, участники Великой Отечественной войны, Семен Абрамович Гринберг, Николай Федорович Пчелинцев, в том числе Герои Советского Союза  Яков Никифорович Орлов, Иван Васильевич Башарин.

Архивный отдел постоянно пополняется фотодокументами значимых городских мероприятиях. В текущем году этими событиями стали-открытие Школы Сколково-Тамбов, открытие мемориальной доски на здании СОШ №33 капитану милиции Анненкову Игорю, награжденному Орденом мужества, погибшему в Чечне, инаугурация Главы города Тамбова Сергея Алексеевича Чеботарева, реализация проекта- Тамбов -новогодняя столица и др.

         Постоянно осуществляется связь со школьниками и студентами города. Проведен открытый урок для студентов ТГУ им. Г.Р.Державина на тему: «Нормативные документы по ведению архивного делопроизводства» с  экскурсией по архиву. В 2017 году для школьников в детской библиотеке им.Н.Некрасова организована и проведена выставка «Тамбов в годы Великой Отечественной войны». На мероприятии, посвященном Дню города, экспонировались стенды с основными историческими датами, событиями, происходившими в городе с 17 века  по 20 век.

         С 2011 года отдел предоставляет две муниципальные услуги:  "Исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации" и "Предоставление архивной информации пользователям в читальном зале муниципального архива".

         В 2017 году исполнено 5705 запросов граждан и организаций:

- социально-правовых запросов -4220;

- тематических - 1485.

С положительным результатом исполнено 5464 запроса.

Предоставлена архивная информация 70 пользователям в читальном зале муниципального архива (76 посещений, выдано 990 дел).

         Учитывая важное значение социально-правовых запросов, осуществляется постоянный контакт с сотрудниками Пенсионного фонда. В марте 2017 г. состоялся круглый стол с представителями УПФР в г.Тамбове и Тамбовском районе Тамбовской области.

Регулярно проводятся семинары с ответственными за ведение архивного делопроизводства в органах администрации города, муниципальными организациями. 25 декабря 2017 года состоялся семинар с заместителями руководителей органов администрации города на тему «Архивное делопроизводство в архивах источников комплектования архивного отдела администрации города Тамбова». Также постоянно проводятся индивидуальные консультации с ответственными за архивное делопроизводство.

         В результате активного сотрудничества с краеведами города проводится работа по издательской деятельности. Выпущен буклет «Тамбов. Милый город Родины моей», с фотографиями о Тамбове, предоставленных в архив авторами снимков -Путилиным Юрием Владимировичем, Золотаревой Надеждой Александровной и чудесными строками о Тамбове известных тамбовских поэтов- Дорожкиной Валентины Тихоновны, Ивана Кучина, Евстафия Начаса, Семена Милосердова и др. Книга по истории города  «Тамбов из века в век»- совместное издание с Юрием Кирилловичем Щукиным- подарок к юбилею области горожанам, молодому поколению и всем, кто интересуется родным городом.

        

***

 

         1 июня 2018 года страна отмечает юбилей архивной службы, ровно сто лет назад был подписан декрет о реорганизации и централизации архивного  дела Лениным. Было создано Главное управление архивным делом, которое подчинялось народному комиссариату по просвещению.

         За эти годы городские архивы, а сейчас муниципальные архивы сделали значительный рывок вперед и по задачам, которые поставлены перед ними, по объему поступления документов, по их материально-технической оснащенности. Ушли в прошлое годы, когда документы  размещались в подвальных помещениях, в приспособленных помещениях жилых домов, через эти этапы прошел и наш архив, когда документы находились в доме купца Толмачева сейчас магазин по улице Коммунальной и в цокольном этаже здания во дворе администрации города. В настоящее время архив занимает практически все левое крыло здания во дворе по Коммунальной,6, а когда-то здесь находилась конюшня, гаражи, ломбард. Обеспеченность компьютерами, сканерами, копировальной техникой позволяет работать в ногу со временем, что в 2000 году, когда я пришла в архив не представлялась возможным. Отдел в 2017 году приступил к оцифровке документов, проекционный сканер ускоряет сканирование документов, которое является незатратным.

         Подчиненность у архивов в разные периоды была различной - это и комиссариат по просвещению, в предвоенные годы и после окончания войны-НКВД, в мирные годы с 48 по 1960гг.- МВД, до 2016 года - Министерство культуры, в настоящее время Росархив подчиняется непосредственно Президенту. Востребованность архивов выросла в перестроечный период, когда ликвидируемые организации в массовом порядке передавали документы на хранение. Рост обращений граждан и организаций приходится на 2008-2009 ггг., в связи с обращением имущественных прав (более 8 тыс. в месяц).Сейчас ситуация стабилизировалась, количество запросов последнее десятилетие 5-6 тыс. в год.

         Штатная численность архивного отдела- 4 специалиста и начальник отдела. Задачи у архивистов новые, отличные от архива советского времени. Значительно увеличилось и количество организаций, за счет которых архив пополняется. Всего на хранении находится 74548 дел, 256 фондов.

         История организаций, история города, где мы проживаем интересует каждого неравнодушного гражданина. Это помогает и пополнять архивные фонды интересными документами, фактами, воспоминаниями жителей. Особое внимание заслуживают документы Почетных граждан города,  ветеранов Великой Отечественной войны. Их опыт бесценен. Мы благодарны всем кто передает на хранение свой личный архив - семье Башарина, Орлова Я.Н., И.А.Николаеву, В.Л.Дьячкову, Фарберу Я.И., переписка с ним шла из Германии, он дорожил малой Родиной.

         Архивисты взаимодействуют с краеведами города по изданию книг и буклетов о Тамбове, его истории. Организуют мероприятия с учащимися школ и вузов по популяризации архивных документов.

         Коллектив архивного отдела трудоспособный, стремящийся к инновациям, доброжелательный в работе. Отмечу, что жалоб и заявлений в адрес архивного отдела не было. При большом объеме поступающих запросов, они исполняются качественно и своевременно. Готовы предоставить любую консультацию, как на приеме так и устно при обращении по телефону. Сотрудники отдела с честью несут звание архивиста.